年金事務所・労働基準監督署調査対応

PENSION OFFICE

労働基準監督署・労働基準監督官とは

労働基準監督署とは、厚生労働省管轄の国直営行政機関であり俗に「労基署」とか、
「監督署」などと呼ばれております。
主な業務内容としては、労働基準法をはじめとする労働法の啓蒙、普及、取締などになります。
その労基署の中で働く人(全員ではないですが)が労働基準監督官となります。
彼らは「労働基準監督官試験」に合格した行政官であり、司法警察員(※)としての職務と権限が与えられております。
※司法警察員には、捜索・差押・逮捕・送検が権限として与えられております。ちなみに税務調査官には逮捕権はありません。

臨検とは

「臨検(りんけん)」という言葉を耳にした方もいらっしゃるかと思いますが、臨検とはいわゆる立ち入り調査のことです。(労基署に呼ばれることもあります)

臨検(調査)は大きく3つに分類されます。

1.定期監督

厚生労働省(都道府県労働局)が各監督署へ管轄内の状況等を加味した年間計画を立てさせ、その計画にそって監督調査が行われます。

管轄内の状況とは、労働条件や労働災害に問題が多い業種、外部や内部情報をもとに判断されます。

私見ではありますが、製造業や運輸運送業、医療介護業などが目をつけられている気がします。

※ある労働局のHPには、「〇〇業に関する調査を強化します。」と記載されていたりしますし、
先日、ある事業所の調査を対応した際に、監督官より「医療業界の調査を積極的に行っています」と聞いたこともあります。
※労働者からの労働相談(いわゆる密告)が多い業種に的を絞っているようです。

2.申告監督

いわゆる密告(タレこみ)です。(正確には労基署への相談・申告)

「残業代が払われていない」「有給休暇がない」「いきなりクビと言われた」など労働者(退職者)からの申告等により調査が行われます。

3.災害時監督

一定以上の労働災害が発生した事業所に対して調査が入ります。
(重篤な労働災害であったり、労働災害の頻度が高いなど)

※上記以外に再監督などもあります。

臨検調査が入った時に何を見られるのか?

一般的な臨検調査(定期調査・申告調査)の場合、以下の項目を中心に調査が進められます。

1.就業規則の作成・届出がなされているか(従業員10人以上の事業所)

労働者への周知状況など尋ねられる場合もあります。

また、労働関係の法律は頻繁に改正が行われているので、その改正に伴った変更がなされているかなども見られることとなります。

2.労働法定帳簿の備付

法定帳簿(労働者名簿・出勤簿・賃金台帳)の整備がされているか

3.時間外労働・休日労働に関する協定届(いわゆる36協定)の状況

原則、労働者を1日8時間以上、1週間で40時間以上働かせると違法となってしまいます。
                             (労働基準法 第32条)

あまり知られておりませんが、上記に違反した場合、理論上は罰則の適用があります。
    (6箇月以下の懲役又は30万円以下の罰金 (労働基準法 第119条))

その免罰効果として労働者の代表者と「時間外労働・休日労働」に関する協定を結び労働基準監督署への届出が必要となります。

労働基準法 第36条に記載されていることから「36協定」と呼ばれます。

4.労働条件の明示状況

労働条件の明示事項、方法がきちんとなされているか

5.賃金の支払い状況

きちんと残業代が支払われているか、最低賃金を下回っていないか、など

6.安全衛生管理状況

安全衛生関係の責任者の選任状況や安全衛生管理体制の状況(従業員数により異なる)

7.健康診断の実施状況

雇入時健診・定期健診等きちんと実施されているか
また、健診報告を労基署へ行っているか(従業員数による)

8.工場や建設現場などの場合は、安全装置等の状況

法律により定められた方法、状況となっているか、危険はないか

※調査の所要時間は1~2時間程度が多い気がしますが、違反が多いなどの状況によってはそれ以上となることもあります。

年金事務所の調査とは

労働基準監督署(労基署)の調査と同様に、年金事務所(昔の社会保険事務所)の調査も近年活発に行われてきております。
一昔前は、いわゆる「年金記録問題」が世間を騒がせ、年金事務所全体がその問題に振り回されている感があり、さほど多くは無かったのですが、「年金記録問題」が落ち着いた(?)最近では、本腰を入れて動いている感じが伝わってきます。

数年前の話ですが、とある事業所の調査の立会いを行った際に、担当調査官より「今年から4~5年かけて全事業所を対象に調査を行う」という話を聞きました。

また、年金事務所調査の説明から少し外れますが、平成24年建設業に対して社会保険未加入問題への取り組みを行うというニュースが入ってまいりましたが、国が社会保険加入に対して本格的に力を入れているものと思われ、今後の他業種などへの動向も気になるところであります。

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では、年金事務所の調査は具体的にどのようなものなのでしょうか。
大きく2つに分類されます。

新規適用調査(新適調査)

一つ目は、新規適用事業所に対する調査(新適調査)です。
新適調査とは、会社設立をしたばかりの事業所に対して、適正な手続がなされ、
かつ、適正な保険料取っているかを調査します。

感じとしては新規適用手続後、3カ月~1年位で、調査案内が届く印象を受けます。

※管轄年金事務所の方針にもよりますが、新規適用手続を行った事業所には、高確率で調査が入ると思っておいた方が良いでしょう。

適用調査

二つ目は、適用調査と呼ばれるものです。
こちらも、見られる内容としては新適調査と同様に正な手続がなされ、
かつ、適正な保険料取っているかを調査します。

だいたい4年に1回の割合で調査案内が届きます。

※労働基準監督署と違い、いきなり調査官が事業所に押しかけてくるとういことは、ほとんどないです。
※上記以外に社会保険料の算定基礎届提出時に合わせて行う「算定時調査(7月)」
「社会保険未適用事業所に対する調査」などもあります。

年金事務所調査が入った時に何を見られるのか

一般的な年金事務所調査の場合、以下の項目を中心に調査が進められます。

1.保険料が報酬に見合ったものとなっているかどうか。

社会保険料の決定は、報酬(給与総額)によってなされます。
新入社員の場合、見込の報酬額(交通費等も含む)で決定しますが、
その金額が実態として合っているかどうか。
また、すでにいる職員の方の保険料が報酬に合った適正なものとなっているかどうか。

2.入社時より社会保険に加入しているかどうか。

試用期間中は加入させない事業所が多数存在しますが、これはNGです。
社会保険加入は原則入社日からとなります。

3.パート・アルバイト等の社会保険加入状況

1週間で概ね30時間ほど勤務されている方は、社会保険の加入義務があります。
社会保険加入は正社員だけという事業所が多数存在しますが、これはNGです。
また、70歳まで加入義務があります。

※厳密には、労働時間と労働日数が、それぞれ正社員の4分の3以上であるとき。

4.毎年7月の算定基礎届や昇降給時の月額変更届が適切になされているか

実態と違った金額で手続がなされたり、昇降給時の適切な手続がなされていないかの確認です。

5.賞与の状況

賞与の届出手続を行っているか、保険料の徴収がなされているか。

年金事務所調査時に用意すべきもの

年金事務所(旧 社会保険事務所)の調査は、社会保険への加入手続がきちんとなされているか(新入社員やパート等の加入の扱い)、報酬(賞与)に見合った保険料になっているか(算入すべき金額をきちんと含ませ、昇降給等報酬の変動をきちんと反映させているか、賞与の届出がきちんとされているか)といった箇所を中心に確認されますので、用意(求められる)書類関係は以下のものとなります。

1)労働者名簿
2)労働条件通知書・雇用契約書
3)賃金台帳・給与明細書
4)出勤簿・タイムカード
5)源泉所得税の領収証書・源泉徴収簿
6)資格取得届、算定基礎届、月額変更届、賞与支払届の各事業主控え
※過去1年分を求められることが多い
7)就業規則・賃金規程
8)その他